実績報告
証拠書類の保全管理
読み方：しょうこしょるいのほぜんかんり
補助金関連の証拠書類（見積書・契約書・領収書等）を適切に保管・管理すること。
詳しい解説
証拠書類の保全管理とは、補助事業に関連するすべての書類を適切に保管・整理することです。見積書、発注書、契約書、納品書、検収書、請求書、領収書、銀行振込明細など、経費の支出を証明する一連の書類が対象です。
補助金の実績報告書では、経費の支出を証拠書類で一つずつ証明する必要があります。書類の不備や紛失があると、その経費は補助対象外となる可能性があります。事業開始時から書類管理のルールを決めておくことが重要です。
書類の保管期間は補助金の種類によりますが、一般的に事業完了後5年間は保管が求められます。紙の書類はスキャンしてデジタルでもバックアップしておくと安全です。経費区分ごとにファイルを分け、時系列で整理すると実績報告時の作業が効率化されます。
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